Guida
Preventivo a sentimento: quanto ti costa davvero una lavorazione prima di firmarla?
Molti preventivi nascono così: «l'ultima volta l'abbiamo fatto a 750, rifacciamolo a 750». Poi la commessa finisce e nessuno sa se ci hai guadagnato. Ecco come calcolare il costo di una lavorazione prima di firmare, con un esempio e una checklist.
Il cliente chiama: «Mi fai un prezzo per 50 pezzi come quelli di marzo?». Tu apri la mail di marzo, trovi il vecchio PDF, cambi la data e la quantità, magari arrotondi in su del 5% «perché è aumentato tutto». Invio.
Funziona finché funziona. Il problema è che non sai se quel prezzo copre ancora i costi. Il materiale è cambiato di prezzo, l'operatore esperto è andato in pensione, la macchina che usavi a marzo oggi è satura e la lavorazione finisce su quella più lenta.
Un preventivo a sentimento non è un preventivo sbagliato. È un preventivo di cui non conosci il margine. E lo scopri solo a commessa chiusa, se lo scopri.
Le voci che compongono il costo di una lavorazione
Prima di scrivere un prezzo, devi sapere quanto ti costa produrre. Le voci sono quasi sempre queste:
- materiale: quantità per pezzo × prezzo d'acquisto di oggi, non quello dell'anno scorso;
- ore macchina: tempo ciclo × numero di pezzi × costo orario della macchina (energia, manutenzione, ammortamento);
- ore uomo: tempo di lavoro delle persone, comprese le operazioni manuali, il controllo e l'imballo;
- attrezzaggio: il tempo per preparare la macchina, che non dipende da quanti pezzi fai ed è la voce che si dimentica più spesso;
- scarti: la percentuale di pezzi o di materiale che butti, che nei primi lotti è sempre più alta;
- lavorazioni esterne e trasporti: zincatura, verniciatura, trattamenti, consegna.
Il margine è quello che resta tra il prezzo e la somma di queste voci. Se non le sommi, il margine non lo conosci.
Un esempio di calcolo (numeri di esempio)
I numeri che seguono sono inventati e servono solo a mostrare il metodo. Lotto di 50 staffe in acciaio, prezzo «a sentimento» copiato dal preventivo di marzo: 750 €.
| Voce | Calcolo | Costo |
|---|---|---|
| Materiale | 50 pezzi × 3,60 € | 180,00 € |
| Ore macchina | 6 h × 45 €/h | 270,00 € |
| Ore uomo | 4 h × 30 €/h | 120,00 € |
| Attrezzaggio | 1,5 h × 45 €/h | 67,50 € |
| Scarti | 5% del materiale | 9,00 € |
| Trasporto | consegna al cliente | 40,00 € |
| Totale costo | 686,50 € |
Con un prezzo di 750 €, il margine è di 63,50 €, cioè circa l'8,5% del prezzo. Non è una perdita, ma è poco.
Ora prova a cambiare due cose che succedono davvero in officina:
- l'acciaio è aumentato e il materiale costa 4,20 € a pezzo invece di 3,60 €: +30 € di materiale, +1,50 € di scarti;
- la macchina veloce è occupata e il lotto va su quella più lenta: 8 ore invece di 6, +90 €.
Il costo sale a 808 €. Allo stesso prezzo di 750 €, ci rimetti 58 €. E il preventivo, sulla carta, era identico a quello di marzo.
Le 5 cose da avere prima di mandare il PDF al cliente
- Il prezzo di oggi del materiale, chiesto al fornitore o preso dall'ultima fattura, non dal listino che hai in testa.
- I tempi reali delle ultime volte: quante ore ci sono volute davvero nell'ultima commessa simile, non quante ne avevi previste.
- Il costo orario delle tue macchine e delle tue persone, aggiornato almeno una volta l'anno.
- Il tempo di attrezzaggio, scritto come voce separata: su un lotto piccolo pesa moltissimo.
- Il margine minimo sotto cui non scendi, deciso a mente fredda e non al telefono con il cliente.
Se una di queste cinque cose manca, il preventivo è un'ipotesi. Puoi anche mandarlo, ma sappi che stai scommettendo.
Perché quasi nessuno lo fa (e come cominciare)
Non è pigrizia. Di solito i dati esistono ma sono sparsi: i tempi nelle schede di lavoro di carta, i prezzi nelle fatture dei fornitori, i costi orari in un file del commercialista, l'esperienza nella testa di chi fa i preventivi da vent'anni.
Seguire le lavorazioni in digitale è il passo che ha fatto un'azienda metalmeccanica del brindisino che è passata dalle commesse su carta a strumenti digitali per seguire lavorazioni, documenti e scadenze. Il principio vale per qualsiasi officina: un tempo registrato è un dato, un tempo ricordato è un'opinione.
Per cominciare non serve un software. Serve una regola:
- a ogni commessa chiusa, scrivi accanto al preventivo le ore e il materiale effettivi;
- dopo dieci commesse, guarda dove sbagli di più: quasi sempre è l'attrezzaggio o il tempo ciclo;
- correggi il foglio dei preventivi con quei numeri.
In poche settimane smetti di fare preventivi a sentimento e cominci a fare preventivi a memoria. Ma a memoria scritta, che resta in azienda anche quando chi li faceva non c'è.
Se fai impianti o lavori edili e i preventivi li scrivi la sera dopo il sopralluogo, leggi anche come preparare i preventivi per impiantisti partendo dal tuo listino.
