Controllo di gestione: sai quanto guadagni su ogni commessa o lo scopri dal bilancio?

Domanda secca: la commessa che hai chiuso il mese scorso, quanto ti ha lasciato in tasca? Non quanto hai fatturato. Quanto ti è rimasto, dopo materiali, ore, trasferte e la sua parte di affitto, furgoni e ufficio.

Se la risposta è "lo vedo a fine anno con il commercialista", stai guidando guardando lo specchietto retrovisore. Il bilancio ti dice com'è andata, mesi dopo e tutto insieme. Non ti dice quale lavoro, quale cliente o quale prodotto ti ha fatto guadagnare e quale ti ha fatto lavorare gratis. Questo è il mestiere del controllo di gestione.

Controllo di gestione: cos'è (e cosa non è)

È il sistema con cui misuri, mentre lavori, costi e ricavi per commessa, cliente o prodotto, e confronti quello che avevi previsto con quello che è successo. Non è la contabilità:

La contabilità ti dice quanto hai speso di personale. Il controllo di gestione ti dice quante di quelle ore sono finite nella commessa che hai preventivato male.

Costi diretti, costi indiretti e margine di contribuzione

Tre concetti, niente di più, e sei già a buon punto.

• Costi diretti: li attribuisci senza dubbi a una commessa o a un prodotto. Materiali, ore di chi ci ha lavorato, lavorazioni esterne, trasferte, noleggi per quel cantiere.
• Costi indiretti (o generali): esistono comunque, anche se domani non entra nessun ordine. Affitto, amministrazione, assicurazioni, leasing, utenze, il tuo compenso, il commercialista.
• Margine di contribuzione: ricavi della commessa meno i suoi costi diretti. È quello che ogni lavoro "porta a casa" per pagare i costi generali e, dopo, fare utile.

Esempio: due commesse con lo stesso fatturato

Numeri d'esempio, inventati per spiegare il metodo. Due commesse da 50.000 euro ciascuna. Il costo orario della manodopera è 30 euro.

Sulla carta sono due lavori "da 50 mila". In realtà la commessa A contribuisce più del triplo della B.

Ora aggiungi i costi generali. Supponiamo (sempre numeri d'esempio) 240.000 euro l'anno di costi indiretti e 8.000 ore dirette lavorate in un anno: ogni ora "si porta dietro" 30 euro di costi generali.

La commessa B ha consumato più dell'utile di due commesse come la A. E senza questi conti, l'anno prossimo la rifai uguale, con lo stesso sconto.

Ripartire i costi generali sulle ore è una convenzione: puoi usare anche le ore macchina o le ore fatturabili. L'importante è usare sempre lo stesso criterio.

Il punto di pareggio: quanto devi fatturare per non perdere

Il punto di pareggio (break-even) è il fatturato che copre tutti i costi, con utile zero. La formula è semplice:

Fatturato di pareggio = costi fissi annui ÷ margine di contribuzione medio in %

Con i numeri d'esempio di prima, trattando i 240.000 euro di costi generali come costi fissi:

Leggila al contrario: se il margine medio scende di 5 punti, perché accetti lavori come la commessa B o perché i materiali aumentano e non aggiorni i listini, devi fatturare 160.000 euro in più solo per restare a zero. Più lavoro, stesso risultato. È la trappola di chi "è pieno di lavoro ma non vede i soldi".

Budget e consuntivo: il confronto che nessuno fa

Il preventivo che mandi al cliente è già un piccolo budget. Il controllo di gestione lo confronta con il consuntivo, cioè quello che hai speso davvero.

Cinquanta ore in più sembrano poco. Su venti commesse l'anno sono 1.000 ore: a 30 euro, 30.000 euro di manodopera non prevista. Non serve a colpevolizzare qualcuno, serve a correggere i preventivi e capire dove si perde tempo (attese di materiale, rilavorazioni). Lo stesso vale per l'azienda intera: un budget annuo semplice confrontato ogni mese con il reale ti avvisa a settembre, non l'anno dopo.

I 6 indicatori minimi per una PMI

Non servono cruscotti con 40 grafici. Per partire bastano questi, aggiornati una volta al mese:

1. Margine di contribuzione per commessa, cliente o prodotto (in euro e in %). È l'indicatore principe.
2. Fatturato progressivo rispetto al punto di pareggio: a che punto sei dell'anno e quanto ti manca per coprire i costi fissi.
3. Scostamento ore preventivate e ore lavorate per ogni commessa chiusa. Negli studi professionali diventa il rapporto tra ore fatturabili e ore lavorate.
4. Tempi medi di incasso (crediti verso clienti ÷ fatturato annuo × 365) e scaduto clienti oltre 60 e 90 giorni.
5. Cassa prevista nei prossimi 3 mesi, meglio ancora 12: entrate attese, uscite certe (stipendi, F24, fornitori, rate).
6. Portafoglio ordini: quanti mesi di lavoro hai già acquisito, e con quale margine previsto.

Come cambia da settore a settore

• Produzione: l'oggetto da misurare è il prodotto o l'ordine. Attenzione a scarti, fermi macchina e materiali che cambiano prezzo tra preventivo e acquisto.
• Impiantistica ed edilizia: l'oggetto è il cantiere. Confronta il preventivo con gli stati di avanzamento lavori e tieni separate varianti e lavori in economia, che sono dove spesso il margine si perde o si recupera.
• Studi professionali: l'oggetto è la pratica o il cliente. Il costo principale sono le ore delle persone; se non le registri, non sai quali clienti in abbonamento ti costano più di quanto pagano.

Non è solo buon senso: cosa dice la legge

Dal 2019 l'articolo 2086 del codice civile dice che l'imprenditore che opera in forma societaria o collettiva ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell'impresa, anche per rilevare in tempo la crisi e la perdita della continuità aziendale. Per l'imprenditore individuale, l'art. 3 del Codice della crisi d'impresa chiede comunque misure idonee a rilevare tempestivamente lo stato di crisi.

Lo stesso art. 3 precisa che misure e assetti devono permetterti, tra l'altro, di verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità almeno per i dodici mesi successivi. E indica alcuni segnali d'allarme, tra cui:

• debiti per retribuzioni scaduti da almeno 30 giorni pari a oltre la metà del monte stipendi mensile;
• debiti verso fornitori scaduti da almeno 90 giorni superiori a quelli non ancora scaduti;
• esposizioni verso banche e intermediari scadute da più di 60 giorni o oltre il fido da almeno 60 giorni, se valgono almeno il 5% del totale.

La legge non usa le parole "controllo di gestione" e non ti impone un software preciso. Ma prova a dimostrare che sai dove sarà la tua cassa tra dodici mesi senza sapere quali lavori ti fanno guadagnare e quando incassi.

Il vero problema: i dati sono ovunque

Nelle PMI che incontriamo il controllo di gestione manca perché i dati sono sparsi: ore su fogli di carta o nella testa del caposquadra, materiali nelle bolle, preventivi in Excel, fatture dal commercialista, incassi nell'home banking. Metterli insieme ogni mese è un lavoro a mano, e quindi non si fa.

Pensa a un'azienda metalmeccanica del brindisino che è passata dalle commesse su carta a strumenti digitali per seguire lavorazioni, documenti e scadenze: è il primo passo, perché prima di misurare i margini, bisogna che ore, materiali e documenti di ogni commessa finiscano nello stesso posto. Ne abbiamo parlato in come gestire le commesse senza perdere scadenze e documenti. Se ti riconosci in più di un caso, leggi anche i segnali che la tua azienda ha bisogno di un gestionale.

Cosa fare domani mattina

1. Prendi le ultime 5 commesse chiuse (o 5 clienti, o 5 prodotti) e per ognuna scrivi ricavi, materiali, ore ed esterni. Anche a mano, anche approssimato.
2. Calcola il margine di contribuzione in euro e in percentuale. Ordinale dalla migliore alla peggiore: quasi sempre c'è una sorpresa.
3. Somma i costi fissi dell'ultimo anno con il tuo commercialista e calcola il tuo punto di pareggio con la formula sopra.
4. Da lunedì fai segnare le ore per commessa a chi lavora, ogni giorno. Senza ore registrate non esiste controllo di gestione.
5. Fissa in agenda un'ora al mese per confrontare preventivo e consuntivo delle commesse chiuse e i 6 indicatori. Sempre lo stesso giorno.
6. Guarda lo scaduto clienti e fornitori con i limiti dell'art. 3 in mente: se sei vicino a quelle soglie, parlane subito con il commercialista.

Non serve partire perfetti. Serve partire misurando: la commessa B, in qualche forma, ce l'hai anche tu.